Digitale Datenräume in der Due Diligence
Der Abgabe eines verbindlichen Kaufpreisangebotes sollte eine eingehende Analyse und Prüfung des zu erwerbenden Unternehmens vorausgegangen sein. Aus dem Angloamerikanischen wird hierbei vielfach der Begriff der Due Diligence, d.h. der sorgfältigen Analyse und Prüfung vor dem Unternehmenskauf übernommen. Historisch stammt der Begriff der Due Diligence aus dem US-amerikanischen Kapitalmarktrecht, im Speziellen aus dem Securities Act (SA) aus dem Jahre 1933 sowie dem Securities Exchange Act (SEA) aus dem Jahre 1934. Die Basis bildet hierbei die fehlende Gewährleistungshaftung bei einem Unternehmenskauf, die eine sorgfältige Prüfung vorab notwendig macht.
Bei einer „Due Diligence“ werden vom Verkäufer eines Unternehmens interne Daten und Informationen offen gelegt. Wenn es sich um mehr als einen potenziellen Käufer handelt, erfolgt diese Offenlegung vielfach in einem sog. Data Room. Dieser Data Room wird aus Gründen der Diskretion selten in den Räumlichkeiten des Verkäufers eingerichtet, sondern vielfach an einer neutralen Stelle bei einem M&A-Berater bzw. einer Investment-Bank.
Der Begriff digitaler Datenraum (digital data room), teilweise auch als virtueller Datenraum (virtual data room) bezeichnet, entspringt der aktuellen Entwicklung der Nutzung moderner IT-Infrastrukturen als Hilfsmittel in der Dokumentenverwaltung und in der Unterstützung der Zusammenarbeit von geografisch getrennten Teams. In den letzten Jahren haben digitale Datenräume die physischen Datenräume zum Teil verdrängt. Dieses liegt u.a. daran, dass eine Vielzahl der Unternehmenstransaktionen international d.h. „cross-border“ ablaufen und damit auch potenzielle Interessenten für einen Unternehmenskauf oder Unternehmensverkauf aus dem Ausland involviert sind.
Anforderungen an einen digitalen Datenraum
Vor der Nutzung müssen alle Teilnehmer, die im Rahmen einer Due Diligence sich dem Hilfsmittel eines digitalen Datenraumes bedienen, sich auf dessen ausschließliche Verwendung einigen. In den meisten Fällen geschieht dieses durch die Vorgaben des Verkäufers, der die Einrichtung, die Bereitstellung und die Regeln für eine Nutzung dem Benutzerkreis mitteilt. Die Eintrittsbarrieren für eine solche Nutzung müssen hinsichtlich der technologischen Voraussetzungen (Netzwerkverbindung, Ausstattung mit Hard- und Software), aber auch im Hinblick auf den Kenntnisstand der potenziellen Anwender im Umgang mit der Benutzer-Oberfläche niedrig gehalten werden. Damit kann gewährleistet werden, dass sich der Kreis der Teilnehmer durch dieses Medium erweitert und nicht durch die Schaffung einer Zugangsbarriere tendenziell verkleinert.
Arbeitsweise eines digitalen Datenraumes
Potenzielle Käufer erhalten vom Verkäufer bzw. vom beauftragten M&A Advisor einen Internet-Link, mit dessen Hilfe in Verbindung mit einem üblichen Internet-Zugang und einem Browser, Zugriff auf einen gesicherten Bereich eines Servers möglich ist. Vor Zutritt müssen sich Interessenten mit ihrem Namen bzw. Account und einem Passwort authentifizieren. Im Anschluss daran erhalten sie auf den für sie relevanten und zugewiesenen Bereich Zugriff. Hierbei lassen sich auf Basis des vorhandenen, einheitlichen Datenbestandes für verschiedene Profile und Anwender unterschiedliche Strukturen und Darstellungen realisieren. Dieses erleichtert bestimmten Zielgruppen das Auffinden der für sie benötigten Inhalte und Dokumente. Hierbei unterscheidet man nach den verschiedenen Schwerpunktthemen die Prüfung:
- der rechtlichen Situation sog. Legal Due Diligence
- der steuerlichen Situation sog. Tax Due Diligence
- der finanzwirtschaftlichen Situation sog. Financial Due Diligence
- von Markt, Branche und Strategie sog. Market- bzw. Commercial Due Diligence auch Business Due Diligence genannt
- der Umweltverträglichkeit sog. Environmental Due Diligence
- der Technik und Infrastruktur sog. Technical Due Diligence bzw. Infrastrukture- bzw. IT Due Diligence
Die Navigation durch den digitalen Datenbestand erfolgt hierbei mit Hilfe einer nahezu intuitiv bedienbaren grafischen Benutzeroberfläche, die durch Anklicken den Zugriff auf Dokumente und Inhalte ermöglicht und eine Einsichtnahme erlaubt. Der Anwender erhält an dieser Stelle ausschließlich die Möglichkeit die vorhandenen Dokumente zu lesen. Damit ist eine weitere Verwendung bzw. ein Kopieren nicht möglich. Eine Log-Out Prozedur trennt nach erfolgreicher Einsichtnahme auf Wunsch die Verbindung zum Server und dessen Datenbereich wieder.
Sicherheitsaspekte eines digitalen Datenraumes
Die Kommunikation zwischen den Teilnehmern in einer Due Diligence, d.h. in der Regel Verkäufer, potenzielle Käufern sowie Beratern und Investment Banken, stellt umfassende Anforderungen hinsichtlich der Vertraulichkeit und der Sicherheit. Dieses kann einerseits durch den begrenzten und kontrollierten Zugang gewährleistet werden, schließt aber auch den Schutz vor möglicher Einsichtnahme während der Datenkommunikation, d.h. dem Transport, mit ein. Gleiches gilt auch für die versehentliche oder unerlaubte Weitergabe an Dritte bzw. den Möglichkeiten einer Vervielfältigung durch die Erstellung von digitalen Kopien der Unterlagen.
Moderne IT-Sicherheitslösungen tragen diesen Anforderungen daher Rechnung, indem bereits beim Verbindungsaufbau zum elektronischen Daten Raum auf moderne Verschlüsselungstechnologien zurückgegriffen wird. Weiterhin erlaubt die Vergabe von zeitlich begrenzten Zugangskennungen mit Hilfe von Token die Vermeidung von Fehlern bei der Passwortauswahl und der unzulässigen Weitergabe dieser an nicht berechtigte Dritte. Die Sichtung von Unterlagen kann dann mit Hilfe eines Browsers vorgenommen werden, dessen Einstellungen eine weitere Verwendung des Dokumentes für die Erstellung einer Kopie, eines Ausdrucks oder für die Versendung via E-Mail, unterbindet. Gleichzeitig kann mit Hilfe von digitalen Wasserzeichen der aktuelle Benutzer sowie das aktuelle Datum und die Uhrzeit in das Dokument mit eingebunden werden. Somit kann auch bei der Erstellung einer Fotographie des Bildschirminhaltes der Nutzer ermittelt werden.
Bei der Auswahl eines Anbieters für den virtuellen Datenraum sollten die nachfolgenden Sicherheitsfunktionen abgefragt werden:
- Sperrung der „Drucken“ Taste
- Funktionalität und Sicherheit der Q&A Section (Questions & Answers)
- Dynamisches Wasserzeichen für die Dokumente im Datenraum
- Datenverschlüsselung und Standort des Rechenzentrums (Deutschland!)
- Schutz vor Viren
- Mehrstufige Authentifizierung bei der Anmeldung der Teilnehmer
- Rechteverwaltung der Teilnehmer im virtuellen Datenraum
Fazit – Digitale Datenräume
Der Einsatz eines digitalen Datenraumes eröffnet eine ganze Reihe von Möglichkeiten, den Due Diligence-Prozess sinnvoll zu ergänzen und zu unterstützen. Dem Wunsch eines Verkäufers, die notwendigen Unterlagen potenziellen Käufern für eine Prüfung so diskret wie möglich zur Verfügung zu stellen, kommt diese Lösung ebenso entgegen, wie der Notwendigkeit für die Erzielung eines entsprechend hohen Verkaufserlöses, den Teilnehmerkreis so breit und international wie möglich zu gestalten.
Mit Hilfe eines virtuellen Datenraumes kann die notwendige und wichtige Zusammenarbeit dieser Teilnehmer über Zeit- und Standortgrenzen erleichtert werden. Der mit Hilfe dieser Technologie mögliche, kurzfristige Aufbau eines solchen digitalen Datenraumes und die Fähigkeit, aktuelle Inhalte allen zugriffsberechtigten Beteiligten zeitgleich zur Verfügung zu stellen, führen nicht selten zu einer deutlichen Verkürzung des Due Diligence-Durchlaufes. Dieses auch ohne dabei mit Hinblick auf mögliche Haftungsansprüche (§ 433 Abs. 1 BGB bzw. § 453 BGB) Einschränkungen bei der Qualität und Quantität der zur Verfügung zu stellenden Dokumente und Unterlagen in Kauf zu nehmen.
Abschließend sei noch festgehalten, dass sich mit Hilfe von Lösungen aus dem Bereich Content-Managements und der Collaboration auch weitere Teilaspekte im Rahmen der Aktivitäten bei M&A, wie z.B. die Unternehmensbewertung, die Vertragsgestaltung und die Post-Merger-Integration (PMI), vereinfachen lassen. Dieses kann somit zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und Verkürzung des Gesamtprozesses eines Unternehmenskauf oder Unternehmensverkauf beitragen
KP Tech Corporate Finance berät seit mehr als 20 Jahren Unternehmen in der Vorbereitung und Durchführung der Due Diligence sowie im kompletten M&A Prozess auf der Käuferseite und auf der Verkäuferseite. Kontaktieren Sie uns unter Telefon +49 (0) 89 21 53 66 09-0 oder über unser Kontaktformular.
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